Sözleşme Performans
Karnesi Tasarruf ya da Gelir Artışı Sağlar
mı?
Sözleşme inşa etmek, yönetmek zaman alan detaylı bir
süreçtir. İhale öncesi çalışmaları, stratejilerin oluşturulması, pazar
araştırmaları, ihale için yeter şartları taşıyamayanların elenmesi, ihaleye
katılanlarla görüşmeler, müzakereler, sözleşmelerin işe uygun hale geliştirilmesi,
bölümler arası iletişim, ihalenin sonuçlandırılması, standartlar, tavsiyeler,
prosedürlerin güncellenmesi vb işler sözleşmelerin ve süreçlerin karmaşıklığına
bağlı olarak birkaç haftadan birkaç yıla uzanan zaman alabilir
Tedarikçilerle yapılan anlaşmalar ile ürün, hizmet alımı
yapılır, müşterilerle yapılan anlaşmalar ile de ürün ve hizmet satışı
gerçekleşir. Anlaşmaların ne kadar kısa sürede ve en az hata ile yapılması
sayesinde şirketin kazancı artırılmaya çalışılır. Yapılan anlaşmalar şirkete
aynı zamanda borç yükü doğurur. Tip
sözleşmelerin dışında müzakereler sırasında oluşan sözleşmeleri oluşturanlar,
imzalayanlar, yönetenler ve sonlandıranlar farklı olabilir. Zira sözleşmelerin
içeriğinde çoklu ürünler, farklı hizmetler, değişik çözümler, hayli karmaşık
ilişkiler ve yüksek tutarlar söz konusu olabilir. Multi-disipliner çalışmayı
gerektiren bu sözleşmelerin her aşamasında sözleşmeyi oluşturan birimler
başından sonuna kadar sürece hakim olmalıdır. Sürekliliğin olduğu yerde
iyileştirmeler daha kolay yapılabilir.
Hangi tip sözleşmeleri kimler nasıl oluşturmalıdır? Karmaşıklığı
Düşük, Orta ve Yüksek seviye olarak tanımlayabileceğimiz sözleşmeleri
oluşturanlar da doğal olarak kurumun alt kademeleri ile üst kademeleri arasında
imza yetkilerine göre dağılır. Standart form kullanan, müzakere gerektirmeyen düşük
karmaşıklıktaki sözleşmeler piramidin altında yer alanlarca imzalanirken,
ciddi bir gözden geçirme isteyen, pazarlık aşamasından geçecek ve sürekli
gözlemlenmesi gereken orta seviye karmaşıklığa sahip sözleşmeleri daha önce
böylesi sözleşmeleri yapmış orta kademe yöneticilerce, kuruma ciddi risk taşıtacak,
ticari anlamda müzakere gerektiren ve sürekli elinizin üzerinde olacağı yüksek
karmaşıklığa sahip projeler için ise üst yönetimdeki yöneticilere ihtiyaç
vardır.
Sözleşmeler taşıdıkları maddi değerler yüzünden kurumları
borç altına alır. Bu yüzden “mükemmellik merkezi” çerçevesinde kurulacak
sözleşme birimi ön görüşmelerden müzakereye sözleşmenin kurulmasından
sonlandırılmasına kadar tüm aşamalarda yetkin bir hale getirilmeli, sözleşmeler
birimi kurumun rekabetçi konumuna yarar getirecek şekilde yönetilmeli,
düzenlemeler ve hukuki yaptırımlara karşı kurumu korurken iş verimliliğini artıran
bir yapı olarak düşünülmelidir
Her kuruluş sözleşmelerini kendi bünyesinde bir yerlerde
tutar. Bu yer şirketin büyüklüğüne bağlı olarak kurumsal süreçten tamamen uzak
küçük bir şirket sahibinin çekmecesinden, bazı resmi süreçleri uygulamış ve
kontrol sistemlerini kurmuş idari işler müdürünün kasasına, tüm süreci
gözlemleyen ve kazanılan değerlere göre iyileştirmeleri yapan Anlaşmalar biriminin
kullandığı Sözleşme Hayat Döngüsü veritabanına kadar değişen bir tayfta
olabilir.
Kimi kurumlarda yapılan sözleşmelerin ekleri hayli fazladır.
Bu ekler ya sözleşme yapılırken unutulmuş ya da uzun süreli sözleşmelerde zaman
içinde iş biriminin gereksinimi doğrultusunda olmuştur. Oysa sözleşmenin sade
olanını yapmak aslolandır. Kimi kuruluşlarda öylesi şişman sözleşmeler
yapıldıktan sonra öyle bir yerlere saklanır ki tam ihtiyaç olduğunda hiç kimse
ne içerdiğini ne de sözleşmenin nerede olduğunu o an bilemez. İş akışında
tanımlanmamış böylesi süreçler çalışanların bilgi ve birikimleri dışında
kalmaları durumunda kuruma ciddi zarar verir. Sözleşmelerin değerli oldukları
üst seviye yönetimce benimsenmiş olması bunun alt kademelerde bilindiği ve uygulandığını
düşündürtse de her zaman bu şekilde olmaz.
Kimi kuruluşlarda ise sözleşme yönetiminin farklı birimleri
için farklı yazılım araçları veya tek bir kurumsal bir uygulama görülür. Duruma
göre güncellenen tip sözleşmelerin yer aldığı bir elektronik tablodan, otomatik
onay mekanizmalarının çalıştığı iş akışlarına (standart hale gelmiş sözleşme
değerleme ve onay süreci), paylaşımlı ortamda versiyonlu çalışan kimin ne
zaman, ne eklediği veya düzelttiği görülebilen kelime işlem yazılımlarına, imzalanmış
sözleşmelerin taranıp saklandığı veritabanlarına, ıslak imza sonrası ERP
sistemleri ile data alışverişinde bulunabilen (finans) sözleşme şartlarını
(SLA, ceza) takip edip buna göre yönetim raporlaması yapabilen sistemlere kadar
değişen çizgide farklı uygulamalar kuruluşun sözleşme yönetimi biçimine bağlı
olarak kullanılır.
Yine kimi kurumlarda bulunan anlaşma birimleri oluşturdukları
tip sözleşmeleri kullandırır, özel durumlar için özgün sözleşmeler hazırlar, düzenli
olarak müzakere ve sözleşme süreçlerinin performanslarını değerlendirirler.
Bunlar için uyulması gereken standartları ve değerlemesi için de karneleri
vardır. Ya sizin kurumunuzda nasıl bir yapılanma
var hiç sorguladınız mı?
Sözleşme sürecinde ve sonrasında sözleşmelere zaman, zaman
başvurulabilir Bu zamanlar SoW un gözden geçirilmesi, SLA oluşturulması,
sözleşmelerin içinde yer alan ödeme, performans, SLA, lisans vb değerler ve
yaptırımlara bakılması, şirket birleşmesi ve satın alınması, ortaklık tesis
edilmesi, dağıtım kanallarının oluşturulması, gereksinimlerin değişmesi,
değişimlerin yönetimi sırasında olabilir.
Bazı kuruluşlar sözleşme yönetiminin onlara kazandıracaklarını
önceden görüp buna göre organizasyonlarını oluştururlar. Kimileri ise o denli
büyük kontratlar yapmadıklarından ilgili birimlerin iş tanımlarına bunları eklerler.
İş tanımları içinde tip sözleşmelerin oluşturulması, takip ve değerleme için
uygun bir ortamın (kasa, elektronik takip, ölçüm sistemleri, dış sistemlerle
mukayese, risk yönetim) inşa edilip yaşatılmasını isterler.
Sözleşmelerin oluşturulması karmaşık bir süreç olup farklı
fonksiyonlardan paydaşları içerir. Sözleşmeye bakan kişilerin birikimine ve
değerleme şekline göre gözden geçirme, onay, sözleşme eklerinin
birleştirilmesi, sözleşmeye bir bütün olarak bakılması hayli farklı zamanlar
alabilir.
Sözleşmeler birimi eğitimleri kurum içinde deneyimli birinin
yanında ondan görerek, sınıf veya bilgisayar temelli eğitimlere kurum içinde
veya dışında katılarak olabilmektedir. Bireylere eğitim verilmeden önce
standartların ve süreçlerin oluşturulup daha sonra bu süreçlere uygun eğitim
verilmesi ideal olanıdır.
Sözleşme Yönetimi birimi sözleşmelere görüşme sürecinde
dahil olup sözleşmenin sonlandırılmasına kadar devam eden süreç içinde başından
sonuna kadar tüm süreçte yer almalıdır.
Bu takımda yer alan kişi ya kişilerin maliyetleri
değerlendirebilecek bir yapıda olması, Proje finansmanı, faiz, verim vb
hesapları yapabilmesi gerekir. Her talebin bir maliyeti ve yararı vardır. Bunu
bilen ve uygulayan sözleşmeler başarılı olur. Kimi sözleşmelerde alt yükleniciler
de yer alır, bunlarla müzakereler ve seçimler ayrı bir birikim konusudur.
Gereksinimlerin tanımlanması, performans kriterlerinin belirlenmesi,
ilişkilerin yönetimi dikkatle ele alınması gerekli konulardır.
Anlaşmaları yapan birimlerin verimli çalışması ile ölçümler
yapılması ve zayıf görünen noktalarda iyileştirmelerin yapılması ile
gerçekleşir.
Müzakereden sözleşmenin sonlandırılmasına kadar geçen süre
içinde doğru ölçümlemeler yaparak sözleşme sürecini daha da iyileştirebilir
kurumunuza maddi kazançlar sağlayabilirsiniz. İş ilişkisi içinde bulunduğunuz
iş ortaklarınıza ve prosedürlere uyum konusunda çalışanlarınıza not vermek,
alım sürecinde yapılan tasarruf miktarlarına değer atamak, sözleşmeleri oluşum
süresine göre değerlendirmek, değişim talepleri ve sıklığına bir skala içinde
değerlendirmek gibi ölçüm kıstasları oluşturulabilir. Bir başka anahtar
olayların oluşma adedi ve frekansları da olabilir ki sözleşme maddeleri
üzerindeki uyuşmazlıklar, geliştirme önerileri bu şekilde gözlemlenebilir. Karlılık artıran maddeler (veya azaltan) in
varlığı, müşteri-çalışan-tedarikçi memnuniyeti, benzeri kurumlarla mukayese,
risk yönetimi, yönetsel raporlar, kontrat tutar ve adetleri gibi ölçümler de
yapılıp buradan birime ve çalışanlarına hedef verip buna göre verilecek
dönemsel karnelerle birim yönetilebilir.
Bu karnelerde ticari ilişkide bulunulan iş ortakları ile
uyum, kurum çalışanlarının belirlenen standartlara uyumu, tasarruf edilen
miktar, süreç içindeki ara adımlarda harcanan süre (ihaleden sözleşme
imzalanmasına kadar geçen süre, satın alımdan ilk ödemeye kadar geçen süre),
değişim yönetimine gelen talep yazısı, anlaşmazlıkların sayısı ve çözüm süresi,
anlaşmazlıkların kaynağı, özel olarak anlaşılmış (veya red edilmiş) maddelere
başvurulma sıklığı, işe değer katacak öneriler, kullanıcı verimliğini artıracak
öneriler, yönetsel raporlar, kar artışları (veya azalışları), müşteri (dahili
ve harici) ve tedarikçi memnuniyeti ölçümü, benzeri kurumlar ile yapılan kıyas
çalışmaları, risk yönetimi,
sözleşmelerin tutarları değerlendirilir.
Yukarıdaki ile sınırlı kalmadan ölçüm kriterleri zenginleştirilebilir.
Önemli olan o kurumun için hangi özelliğin geliştirilmesi gerektiği düşünülüyorsa
o değerler ölçülmelidir. Toplam sözleşme
sayısı, pazarlıkla oluşturulan sözleşme sayısı, sözleşmesi yapılıp başarı ile
gerçekleşen projeler, sözleşme başına harcanan ortalama zaman, sözleşme başına
tedarikçisi, yönetilen toplam tedarikçi sayısı, yönetilen sözleşmelerin toplam
ve ortalama tutarı, sözleşmenin standartlara, SLA uyumları, sözleşmedeki
açıklar, sözleşme hataları, nakit akışına etkisi, hata maliyeti, sözleşmenin
birim maliyeti, sözleşme yönetimi yapan birimin maliyeti, müşteri ya da
tedarikçi ile olan doğrudan ilişkiler, pazarlık edilen noktalar ve sağlanan
tasarruf, zamanında teslimat, eksik stok durumuna düşme sayısı, yatırımın geri
dönüşü, risk yönetimi, kaybedilen satışlar, tedarikçi performansı (fiyat,
teslim süresi, hizmet kalitesi, ürün kalitesi), dahili müşteriye hizmet, gelen
çağrılar/taleplerin toplamı ve dağılımı gibi değerlere ölçülebilir değerler
atanması ile bir sözleşme yapmanın maliyetini ortaya çıkartabilir ve sözleşmenin
karmaşıklık ve tutarlarının büyüklüğüne göre o sözleşmenin oluşturulma maliyeti
önceden kestirilebilir.
Verilen hedefler doğrultusunda, doğru değişkenler zamanında
ölçülüp anlaşmalar birimine performans karnesi oluşturulduğunda sözleşmelerin
oluşturulma süreleri hızlandırılmış, kalitesi artırılmış ve riskleri azaltılmış
olacaktır. Aynı şekilde oluşturulacak tedarikçi karnesi ile stratejik ve
dar boğaza neden olabilecek tedarikçiler önceden görülebilir. Tedarikçilere verilen
geri bildirimler ile performans artışı sağlanıp, ileride olası kazalar da
engellenebilir.
####
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder